“Wenn Sie die Zeit erst einmal gemeistert haben, werden Sie verstehen,
wie wahr es ist, dass die meisten Menschen überschätzen,
was sie in einem Jahr erreichen können –
und unterschätzen,
was sie in einem Jahrzehnt erreichen können.”
– Tony Robbins
Die Zeitplanung1 befasst sich mit der kurz- und mittelfristigen Planung und soll dabei helfen, Deine Ziele, Visionen, Aktivitäten und Aufgaben umzusetzen und zu erfüllen und wirkt damit gezielt dem Planungsproblem entgegen.
Beim Planungsproblem geht es um die Situation, in der man nicht weiß, wie man die Zeit einteilen soll. Man hat zu viele, zu wenige oder keine Strukturierung der Aufgaben. Dadurch verliert man den Überblick, verschwendet seine Zeit mit Unwichtigem und kommt nicht zum Wesentlichen.
Zeit ist eine begrenzte und wertvolle Ressource, die nicht vermehrt, gespeichert, kontrolliert und geführt werden kann.
Egal wie jung, alt, arm oder reich – jeder Mensch hat nur 24 Stunden am Tag zur Verfügung, um seine Ziele zu verfolgen und seine Bedürfnisse zu befriedigen.
Die Kunst besteht darin, die zur Verfügung stehende Zeit optimal zu nutzen, um die berufliche und persönliche Effizienz zu steigern, die zu erledigenden Aufgaben so zu planen, dass diese in einer realistischen und effektiven Zeiteinteilung erledigt werden können. Ziel ist es, die Qualität und die Geschwindigkeit zu verbessern, die eigene Produktivität zu steigern, Zeitdiebe und Verschwendung zu vermeiden und Stress zu reduzieren um letztendlich mehr Freizeit und Zufriedenheit zu haben und eine bessere Work Life Balance zu erreichen.
Je nach Wissen, Erfahrung, eigenen Fähigkeiten, den Anforderungen an die gestellte Aufgabe und den persönlichen Präferenzen kann eine passende Methode oder ein passendes Tool verwendet werden.
So sind zum Beispiel in einer Praxis oder in der Terminvergabe, wo Wartezeiten möglichst kurzgehalten werden sollen, aber auch keine unnötigen Pufferzeiten entstehen sollen, andere Planungsmethoden von Vorteil als im Projektumfeld oder in der Produktion, wo Zeitvorgaben einzuhalten sind.
Vorteile einer besseren Zeitplanung:
- Bessere Leistung
- Weniger Stressempfinden
- Größere Kontrolle und Einflussmöglichkeiten auf die zur Verfügung stehende Zeit
Probleme bei der Zeitplanung:
- Unterschätzung der zur benötigten Zeit für die Aufgabe
- Inflexibilität
- Perfektion
- Falsche oder unklare Ziel- & Prioritätensetzung
- Delegieren und Auslagern
- Fehlende Möglichkeit den Erfolg zu messen
Ziel der Zeitplanung ist es, verschiedene Techniken zu einem individuellen Methodenmix zusammenzuführen.
Methodenmix:
- 2-Minuten-Regel
- 3-W-Planungsregel
- 5S-Methode
- 80/20 Regel
- ABC-Analyse
- Alpenmethode
- Batching
- Checklisten
- Deep Work
- Die Ivy-Lee-Methode
- Die Kanban Technik
- Eat the Frog
- Eisenhower-Matrix
- Getting Things Done (GTD)
- Pomodoro-Technik
- Teile und herrsche – Den Elefanten in Scheiben schneiden
- Timeblocking
- Timeboxing
- To-Do-Liste
Übungen der Zeitplanung:
- Mind-Map Tools
Tipps:
- Beschäftigt-Sein: Die Illusion von Produktivität
- Das Glas des Lebens
- Die bewusste Nutzung von Social Media
- Die Kunst der Zeitplanung: 9 Regeln für Erfolg
- Effektivität und Effizienz
- Erweiterung des Eisenhower Prinzip
- Goldene Regeln für effektives Zeitmanagement
- Proaktives und Reaktives Handeln
- Prokrastination
- Routinen & Gewohnheiten
- Von Zeitfressern, Störungen und Unterbrechungen – Teil 1
- Von Zeitfressern, Störungen und Unterbrechungen – Teil 2
- Von Zeitfressern, Störungen und Unterbrechungen – Teil 3
- Von Zeitfressern, Störungen und Unterbrechungen – Teil 4
Multitasking gehört nicht dazu und ist kontraproduktiv!
Wichtig ist auch Pausen zu machen (aber unter Rücksicht anderer)
Fazit:
Zeitplanung ist eine wichtige Fähigkeit, die jeder lernen und verbessern kann. Es gibt viele Methoden und Tools, die dabei helfen können, die Zeit optimal zu nutzen und die persönliche und berufliche Effizienz zu steigern. Das Wichtigste ist, sich bewusst zu werden, welche Ziele man verfolgt, welche Aufgaben man erledigen muss und wie viel Zeit man dafür hat. Dann kann man die passende Methode oder das passende Tool auswählen und anwenden, um seine Zeit sinnvoll und zielorientiert zu nutzen.
1Bewusst nicht Zeitmanagement, denn Zeit kann man nicht managen. Management umfasst Planung, Organisation, Führung und Kontrolle von Personen und Ressourcen, um ein bestimmtes Ziel zu erreichen.
