Projektfortschritt 2 – Soll-Ist-Vergleiche und Prognosen

1- Leistungs- und Fortschrittsbewertung
3- Steuerungsmaßnahmen

Der Zweck von Trendanalysen ist es, frühzeitig Abweichungen zu erkennen, eventuelle Gegenmaßnahmen einzuleiten, sowie Auswirkungen über die Zukunft zu prognostizieren. Ziel ist es Abweichungen, frühzeitig zu erkennen und gegebenenfalls gegenzusteuern, hierzu werden die aktuellen IST-Werte mit den Planwerten verglichen. Grundvorrausetzung ist eine einheitliche Messgröße, wie Personal-, Sachkosten oder Termine (Zeit, Geld, Stück, Gewicht, Aufgaben, Berichtszeitpunkte etc.). Eine Umrechnung in Geldwerte sollte im Zweifel meistens möglich sein.

Soll-Ist-Vergleich

Beim Soll-Ist-Vergleich wird ein Vergleich zwischen den Istwerten und den zu erwarteten Werten durchgeführt.

• Bsp.: 20 Neukunden bis Jahresende
• Berichtsperiode: 1x pro Woche; montags
• Zum „Aktuellen Zeitpunkt“ wird festgestellt, dass FGR_IST hinter FGR_PLAN ist.
• Es wird nun gegengesteuert, um das Ziel bis Jahresende noch zu erreichen.
• Steuerungsmaßnahmen sind:
  • Kapazitätsvergrößerung
  • Aufwandsreduzierung
  • Leistungsveränderung
  • Produktivitätserhöhung

„Es ist kein Drama, wenn das Projekt nicht nach Plan läuft.
Es ist ein Drama, wenn der Projektmanager nichts davon weiß.“
(Peter Hobbs)

Meilenstein-Trendanalyse

Die Meilenstein-Trendanalyse (MTA) ist eine Methode, die den Projektfortschritt anhand von Meilensteinen verfolgt.

Die MTA stellt die Meilensteine grafisch dar und zeigt, die Entwicklung wie sich ihre Termine im Lauf des Projekts verändern. Sie ermöglicht es Abweichung frühzeitig zu erkennen und entsprechende Korrekturmaßnahmen einzuleiten.

Die MTA besteht aus einem Diagramm, das die Meilensteine als senkrechte Linien und die Berichtszeitpunkte als waagerechte Linien zeigt.

Jeder Meilenstein wird als Punkt dargestellt, der den Termin angibt. Im Laufe des Projekts werden die Termine der Meilensteine in regelmäßigen Berichtsperioden (z.B. monatlich) angepasst und als neue Punkte in das Diagramm einfügt und mit einer Linie zu dem ursprünglichen Termin verbunden. Dadurch entstehen Trendlinien, die die Veränderung der Meilensteintermine anzeigen.

1. Erreicht der Meilenstein die Diagonale, ist er erfüllt. (MS1)
2. Abfallende Linien bedeuten, dass der Meilenstein vermutlich früher als geplant erreicht wird (MS2)
3. Aufsteigende Linien deuten auf eine Terminverzögerung (MS3)
4. Waagrechte Linien bedeuten, dass die aktuelle Planung mit der ursprünglichen übereinstimmt. (MS4)

Beispiele:

Die Linien können verschiedene Formen annehmen, je nachdem, ob wie Endtermine erreicht werden. Die Form der Trendlinien gibt Aufschluss über die Ursachen und Folgen der Terminabweichungen sowie über mögliche Gegenmaßnahmen. Die MTA kann auch verwendet werden, um eine Prognose für die zukünftige Entwicklung der Termine zu erstellen und das Risiko von Verzögerungen zu bewerten.

Vorteile:

• zeigt den Projektfortschritt anhand von messbaren und relevanten Kriterien.
• erlaubt eine frühzeitige Erkennung von Terminproblemen und eine schnelle Reaktion darauf.
• fördert die Kommunikation und Transparenz zwischen den Beteiligten.
• unterstützt die Planung und Kontrolle durch eine kontinuierliche Anpassung an die veränderten Rahmenbedingungen.

Nachteile:

• Auswahl der geeigneten Meilensteine, die sowohl aussagekräftig als auch realistisch sein müssen.
• Aufwand bei der Aktualisierung und Pflege des MTA
• Interpretation der Trendlinien nicht immer eindeutig, Expertise und Kommentierung notwendig
• Abhängigkeit von der Qualität der Daten

Kosten-Trendanalyse

Auswahl der geeigneten Meilensteine, die sowohl aussagekräftig als auch realistisch sein müssen.
Aufwand bei der Aktualisierung und Pflege des MTA
Interpretation der Trendlinien nicht immer eindeutig, Expertise und Kommentierung notwendig
Abhängigkeit von der Qualität der Daten

Fertigstellungswert EVA (Earned-Value-Analyse)

Die Earned-Value-Analyse (EVA) ist eine Methode zur Bewertung des Projektfortschritt, der Leistung und der Kosten. Sie basiert auf dem Vergleich des geplanten Wertes (PV), des tatsächlich geleisteten Wertes (EV) und der tatsächlichen Aufwände (AC). Die EVA ermöglicht es, Abweichungen vom Plan frühzeitig zu erkennen und geeignete Maßnahmen zu treffen.

Die EVA verwendet folgende Kennzahlen:

1. Der Schedule Performance Index (SPI) zeigt an, wie gut die Aufgabe den Zeitplan einhält. Er wird berechnet, indem der EV durch den PV geteilt wird. Ein SPI größer als 1 bedeutet, dass das Projekt dem Zeitplan voraus ist, ein SPI kleiner als 1 bedeutet, dass das Projekt dem Zeitplan hinterherhinkt.

${\mathrm{SPI}}^{}=\frac{\mathrm{tatsächlich\; geleisteten\; Wertes\; (EV)}}{\mathrm{geplanten\; Wertes\; (PV)}}$

2. Der Cost Performance Index (CPI) zeigt an, wie effizient die Ressourcen genutzt werden. Er wird berechnet, indem der EV durch den AC geteilt wird. Ein CPI größer als 1 bedeutet, dass das Arbeitspaket unter dem Budget liegt, ein CPI kleiner als 1 bedeutet, dass das Arbeitspaket über dem Budget liegt.

${\mathrm{CPI}}^{}=\frac{\mathrm{tatsächlich\; geleisteten\; Wertes\; (EV)}}{\mathrm{tatsächlichen\; Aufwände\; (AC)}}$

3. Der Estimate at Completion (EAC) zeigt an, wie viel das Arbeitspaket voraussichtlich kosten wird, wenn es abgeschlossen ist. Er wird berechnet, indem der AC durch den CPI geteilt wird. Der EAC kann mit dem ursprünglichen Budget verglichen werden, um zu sehen, ob das Arbeitspaket im Rahmen bleibt oder nicht.

${\mathrm{EAC}}^{}=\frac{\mathrm{tatsächlichen\; Aufwände\; (AC)}}{\mathrm{Cost\; Performance\; Index\; (CPI)}}$

4. Der ETC schätzt die verbleibenden Kosten bis zur Fertigstellung

${\mathrm{ETC}}^{}=\mathrm{Estimate\; at\; Completion\; (EAC)}–\mathrm{tatsächlichen\; Aufwände\; (AC)}$

5. Der VAC misst die erwartete Abweichung vom ursprünglichen Budget (BAC)

${\mathrm{ETC}}^{}=\mathrm{ursprünglichen\; Budget\; (BAC)}–\mathrm{Estimate\; at\; Completion\; (EAC)}$

Die EVA ist eine nützliche Technik, um den Überblick zu behalten und die Erwartungen der Stakeholder zu erfüllen. Sie erfordert jedoch eine genaue Planung und eine regelmäßige Aktualisierung der Daten, um aussagekräftige Ergebnisse zu liefern.

1- Leistungs- und Fortschrittsbewertung
3- Steuerungsmaßnahmeng